El evento “Oficinas Rethink & Coworking Madrid”, organizado por Grupo Vía, ha sido posible gracias al patrocinio de Tarkett, TitanPro, Ecophon y Fagerhult, quienes han presentado sus productos y soluciones de vanguardia para el sector de las oficinas y coworking y espacios de trabajo flexible. Los cerca de 60 profesionales que han acudido al espacio de Talent Garden Madrid cumpliendo con las normativas de aforo reducido y distancia social debido a la situación actual –han podido disfrutar del deseado retorno a lo presencial y conocer los últimos trabajos de diseño de workplace, oficinas y coworking de estas firmas líderes, así como participar en el debate entre los ponentes en la parte final del evento.

Raquel Guijarro, Head of Workpace & Change Management de CBRE, ha reflexionado sobre cómo el teletrabajo y homeschooling son ya parte de la conversación y la experiencia de trabajo en remoto supone un reto cultural en la vuelta a las oficinas. El propósito para ir a la oficina ha cambiado (conexión, encuentro, colaboración), hay una mayor incertidumbre y se tienen que evitar los picos de demanda, mientras que la atracción y retención del talento es más importante que nunca. Raquel ha destacado cómo se ha polarizado más el modelo híbrido (trabajar en la oficina, en el hogar, flex o anywhere) y a la hora de diseñar los espacios de oficina hay que poner el foco en el bienestar y crear entornos saludables para lograr que la oficina sea un polo de atracción con foco en la experiencia, estrategia phygital, flexible y resiliente y que favorezca la colaboración y serendipia. Sobre los espacios flex, Guijarro ha recordado las múltiples opciones que van desde un coworking puro, al modelo one off, simbiosis y flexibilidad y capilaridad por la ciudad.

Desde Plug&Go, la socia directora Covadonga G. Quintana, ha analizado la apuesta actual por el trabajo híbrido en un contexto en el que la localización no es tan relevante si no está vinculada a un propósito y a un modelo más sostenible e inclusivo. Este último año los aprendizajes -sobre la importancia de la comunidad, la conciliación y el valor del tiempo, la pertenencia y necesidad de conexión y la productividad- nos llevan a este modelo híbrido que ponga el acento en seguridad y salud, comunidad, propósito e innovación y sea capaz de crear experiencias memorables con tres claros ejes de actuación: estrategia inmobiliaria, construir desde propósito y rescatar al cliente interno. Covadonga ha ilustrado su ponencia con dos proyectos recientes para Globant en Torre Europa y para Aquila Capital en Torre Espacio.

Por su parte, Jaime Méndez, socio de The Move, repasó las ideas presentes desde los primeros edificios de oficinas en 1729 en Londres, y cómo a lo largo de estos años la discusión ha cambiado relativamente poco, hasta la descomunal transformación que han sufrido en los últimos años con un consenso casi global sobre cómo tienen que cambiar los espacios de trabajo. Méndez ha expresado la importancia de pensar en qué es lo que se ha mantenido a lo largo de tanto tiempo, para ayudarnos a pensar en lo que está por venir: ayudar a las empresas a trabajar mejor y contribuir al bienestar de las personas que las forman. En su ponencia ha identificado las “cabeza de caballo” que se están utilizando para explicar las nuevas oficinas a sus usuarios, domesticar la oficina a través de un chester, dar valor a la comunidad mediante las gradas, mostrar el espíritu startup con las instalaciones vistas y la sostenibilidad a través de los muros verdes. Y cómo pueden transformarse en una apuesta futura para afrontar los nuevos retos, como la pertenencia (creando equipos únicos a pesar de la diferencia entre lo remoto y lo presencial), la inclusión (garantizando que todos puedan aportar), lo figital (asincronía, trabajo en red, colaboración remota y los retos de las nuevas herramientas) y biofilia (ecosistemas funcionales, centrados en el bienestar del usuario).

Jorge Alonso, Business Development Madrid de Chapman Taylor, ha explicado en su ponencia cómo se tienen que alinear personas, ciudades y planeta en convivencia siendo conscientes que la revolución tecnológica se inició hace ya tiempo (el último año predigital es 1986) y nos encontramos con una sociedad líquida hiperconectada, con libertad individual, consumo desmedido, instantaneidad y con el “no lugar” de la movilidad permanente. A las puertas de esta cuarta revolución industrial a los profesionales se les exigen habilidades en flexibilidad, negociación, orientación, inteligencia emocional, capacidad de juzgar y gestión y coordinación de equipos y estos trabajadores precisan de espacios de trabajo que les permitan desarrollarse. Muchas de las tendencias preCovid de Smart Working y Responsible Design centrado en salud y bienestar se han acelerado junto con aprendizajes nuevos como la dependencia y necesidad de conexión de unos con otros y las nuevas maneras de abordar la economía, junto a nuevas variables que han cogido fuerza como la importancia de la ventilación natural, los espacios de hospitality en oficinas, la necesidad de humanizar los espacios, la irrupción del BuildtoRent, la industrialización y los proyectos de usos mixtos.

La arquitecta Idoia Otegui, fundadora de Idoia Otegui Arquitectura, ante el reto del teletrabajo y la existencia de muchas oficinas anodinas, impersonales, asépticas o sobreactuadas con el diseño, ha defendido la irrupción de los “lugares intermedios o el tercer espacio” como una oportunidad para repensar las oficinas flexibles para hacerlas atractivas en base a unos espacios donde pasan cosas. Idoia ejemplificó con el Utopicus de Francisco Silvela el trabajo de contextualizar (huir de lo impersonal y que el hilo conductor del diseño sea la ubicación del edificio en el barrio de La Guindalera así como las tipografías, texturas, colores, ambientes, toponimia y expresiones de Madrid), generar espacios indeterminados, diversos, flexibles y adaptables a cambios, creer en la capacidad del diseño y la arquitectura para cambiar el mundo (generando espacios que comunican, que son acogedores y sofisticados, exquisitos y con cierto lenguaje radical y un tratamiento contemporáneo de un espacio clásico), la importancia de contar con espacios periféricos y zonas de reunión espontáneas y dotar a los proyectos de unas pinceladas de humor.

Desde Artelia, su Business Development Manager Paloma Guinea, en base a la visión transversal del sector (con más de 100 proyectos de oficinas para clientes como GMP, Colonial, Generali, Google, Amazon, Renault, Audio o Volkswagen) ha desgranado las tres grandes áreas en las que ha cambiado el sector con la pandemia. Por una parte, los cambios físicos como el aumento de ratios de ocupación, los cambios en los espacios de usos compartidos, la apuesta por los puestos no asignados y más tipologías por puesto, las nuevas maneras de reunirnos y de usos de los espacios, y diseñar los espacios teniendo en cuenta la actividad basada en las distintas tipologías de trabajo y siendo muy reconfigurables. Esto lleva a entender las oficinas como centros sociales, que deben permitir espacios personales, complementarse con el trabajo desde casa y la reducción de los viajes y aumento de las videollamadas, junto con mejoras en la calidad del aire, consumos energéticos, cambios en las envolventes y apuestas por la seguridad, bienestar y sostenibilidad. Por otra parte, los cambios emocionales que llevan a buscar espacios agradables y seguros, donde las organizaciones van a tener que propiciar unl feedback continuo, políticas de gestión del cambio, vencer la sensación de pérdida/ganancia de derechos adquiridos, estimular la cohesión y la retención del talento. Y por otra parte, los cambios digitales en conectividad, reuniones multiformato, reserva de espacios, tecnologías y herramientas.

Óscar García Toledo, CEO y fundador de First Workplaces, ha compartido el origen de esta compañía en 2009 que apostó por otro tipo de espacios flexible que fueran una alternativa a las oficinas más tradicionales y permitieran a las organizaciones generar comunidad, socialización y ahorros. Con el objetivo de que los clientes se centren únicamente en su core-business, la firma de espacios flexibles ofrece ubicaciones prime, flexibilidad e inmediatez (tanto de espacios como de contratos), innovación y tecnología y atención personalizada (como por ejemplo en el confinamiento enviaron mobiliario a los domicilios de quienes lo precisaran). La apuesta por el servicio y por el modelo de flex-office corporativo les ha llevado de 500 m2 en sus inicios a los más de 28.000m2 en 2021 que les ha situado como la tercera firma del sector en España entre IWG, Wework y Utopicus y Loom. García Toledo también ha desvelado uno de los últimos proyectos como es Larios First Málaga.

Finalmente, Fernando Ramírez, director de Merlin Properties, ha analizado en base a los 142 edificios de la firma y más de 1900 inquilinos que ha supuesto la pandemia para el sector y cómo se están espoleando tendencias disruptivas que se venían cocinando a fuego lento. Frente a pronósticos sobre “el fin de la oficina” esta perdurará por la necesidad de las empresas de transmitir la cultura a través del espacio, de representatividad ante clientes y proveedores, de productividad y de formación.  La configuración del espacio de trabajo no cambiará radicalmente pero sí lo hará la forma de consumir el espacio, según Fernando, ya que se abre el abanico de posibilidades: oficina, casa-teletrajo, o bien en un centro intermedio cercano a la casa o cercano al cliente. Estas nuevas posibilidades son las que llevan al sector al modelo híbrido: oficina central flagship, oficina flexible satélite y oficina ultra flexible (oficina “on the go” con bonos por horas de usos y un traje a medida para las organizaciones y sus necesidades cambiantes según el día). Merlin Properties -gracias la integración de la compañía especializada en trabajo flexible y colaborativos en oficinas Loom- se convierte así en el único agente del sector capaz de ofrecer el servicio integral (tanto arrendamiento de oficinas tradicionales, como modelos de Flex Space o de Ultra Flex Space).

En el debate final que cerró la jornada los participantes conversaron sobre los cambios en los ratios de ocupación, la apuesta por los espacios exteriores para el trabajo y reuniones, la necesaria actualización de la normativa y burocracia para ofrecer flexibilidad en los proyectos,  las nuevas demandas de los clientes y  el papel del Facility Management, entre otros temas.