Ignacio Vidal, Architecture & Building Consultancy de COLLIERS, ha señalado como el sector las oficinas ha sufrido una contracción del 52% en 2023, sin embargo el futuro es positivo ya que se ha entregado un stock de más de 100.000 en obra nueva y 127.000 en rehabilitación, sigue habiendo interés (sobre todo en zonas PRIME) y hay una previsión de rebaja de los tipos de interés que se notará a partir del segundo semestre del año. En un contexto en el que la ocupación de las oficinas ha disminuido por la flexibilidad y conciliación del teletrabajo, hay una oportunidad de invertir los ahorros en rentas (al dejar de usar m2) en mejorar los espacios existentes haciéndolos más domésticos, más disruptivos y con usos entremezclados en base a tres vértices: espacios, personas y tecnología. Vidal ha compartido un caso real para una organización con 15 edificios y un problema de crecimiento y de espacio disponible limitado en el que se ha trabajado temas de movilidad, crecimiento, ocupación y mapa de tiempos a través de un catálogo de estrategias como la democratización de la luz, hot desking, OFAD, ratios y parametrización, reducción del espacio individual, implementación de tecnología, resignificación de espacios de bienvenida, incremento de espacios cerrados, dotación de espacios especiales ancla.

Jaime Méndez, fundador y socio director de THE MOVE, ha hecho hincapié en la importancia de la confianza entre el arquitecto y el cliente para repensar los espacios y su uso y la forma de funcionar de las empresas. Para ello es clave repensar qué es la innovación (p.e. en Securitas Direct se ha creado un sistema que aporte más valor que el coste de la obra) y  estudiar para qué se necesitan los espacios caso a caso (p.e. en Securitas Direct había necesidad de despachos más grandes ya que eran lo más usado, combinado con un diseño soft y tranquilo, modular, cambiante y eficiente). También es crucial cambiar la perspectiva (p.e. en Madnum Colonial en vez de generar un piso piloto en su showroom se ha proyectado un espacio lleno de comunicación con grandes salas directivas, bar y cine para vender la experiencia en oficinas) y escuchar de veras las necesidades (p.e. en Total Energies han aplicado el Design Thinking participativo a través de maquetas, talleres, poemas y evaluación de experiencias). Méndez también ha recalcado la recomendación de no tener forma ni un estilo prefijado para deberse a los clientes y generar proyectos con necesidades únicas (p.e. Bankinter, Caser, Comunycarse, Warner & HBO, Biogran, Ibercaja o Nortegas).

Óscar García Toledo, Founder & CEO de FIRST WORKPLACES, ha explicado los datos del mercado flex en Madrid con 260.000 puestos que suponen un 1,9% de la cuota de mercado y los 230.000 de Barcelona que representan el 3,3%; lejos aún de otros países y con mucho margen de crecimiento. Asimismo, ciudades como Valencia, Sevilla, Marbella y Málaga están creciendo en su oferta de este tipo de espacios. La oficina tradicional empieza a percibir los espacios de coworking/flex como un valor añadido que influye además en su disponibilidad: en Madrid solo hay un 7,4% de disponibilidad de oficinas que incorporar estos espacios, mientras que de oficina tradicional sube al 16%; en Barcelona la disponibilidad de oficinas con servicios flex se reduce aún más a solo un 3,3% mientras que de tradicional sube hasta el 28%. En ese contexto, un 46% de los propietarios están pensando en introducir espacios flex en sus inmuebles y la previsión es que de cara a 2030 un 25-50% del mercado sea para este tipo de servicios. Esta nueva era del real estate requiere flexibilidad en los contratos, inmediatez y agilidad, multi localización, tecnologías usables y experiencias de usuario (si se pueden pagar). Para García Toledo el principal factor de decisión sigue siendo la ubicación, luego el espacio, en tercer lugar, el presupuesto, y como último la experiencia.

Ramón Mendoza, arquitecto fundador de BALLARÍN MENDOZA, ha desgranado los cuatro conceptos que aplican en el estudio a la hora de diseñar espacios de trabajo: 1.- Un concepto inspirador (p.e. en LOOM C85 la inspiración son los organismos celulares con su posibilidad de juntarse y separarse, en LOOM 280 la inspiración es el espacio y películas como Gattaca y 2001 Space Odissey, en LOOM Princesa la inspiración es el teatro y estar entre bambalinas, y en las oficinas MAAR se ha buscado la fluidez y sensación de tranquilidad con sombras y azules); 2.- La sensación de pertenencia (generando espacios acogedores, domesticando la oficina, con espacios de recogimiento y recordando espacios de hogar); 3.- Flexibles vs Operativos (logrando espacios que puedan funcionar según las diferentes necesidades de sus usuarios o incluso dividirse en varias oficinas, con espacios de múltiples usos, y salas que se pueden agrupar o dividir); 4.- Impacto ambiental (prestando atención a los materiales sostenibles y saludables, así como proponiendo la idea de “producto como servicio” en el que los proveedores pueden recuperar las materias al final de su vida útil en una concepción circular del diseño y equipamiento).

Begoña Soto y Juan Juárez, Managing Partners de ARQUID, han recordado lo cambiante del sector de las oficinas que se enfrenta cada vez a soluciones diferentes para problemas nuevos y desafíos como la convivencia generacional, el cambio climático y las fluctuaciones económicas. En Arquid pueden funcionar como consultora estratégica, así como abordando todo el proceso creativo de inicio a final. Con el cliente siempre es clave sentarse a pensar y entenderle ya que a veces los requerimientos que necesitan no son lo que describen. Todo esa labor previa es clave para llegar a un óptimo programa de necesidades, así como tener en cuenta en los proyectos la necesidad de criterios de sostenibilidad tanto activos como pasivos. Sus experiencias con clientes del mundo industrial les ha llevado a trabajar con organizaciones, culturas, países y necesidades muy distintas; así como a desarrollar una metodología que sea capaz de dar respuesta a todo tipo de clientes y proyectos. Cada fase tiene una simbología con la música y todo el equipo aporta sus ideas para enriquecer la propuesta. A veces los clientes necesitan un cambio cultural (p.e. Hartman y su nuevo espacio de experiencia para el cliente), otras tan solo un lavado de cara para sentirse mejor; a veces el proyecto es un producto comercial al que no se conocen los inquilinos y otras es una oficina corporativa. En su propia oficina “Ficus Gallery” han querido lograr un espacio funcional como oficina basado en el activity based working, biofilia, conectividad y flexibilidad pero a la vez han incorporado espacio de galería de arte y eventos para ser algo más que una oficina, abrir el espacio a nuevas funciones en nuevos horarios y actuar como regeneración urbana.

Marina Porro, arquitecta, y Jorge Ruano, arquitecto responsable de Proyectos, de UBICCA, han descrito su aportación al sector corporativo como estudio que ayuda a las empresas a encontrar su lugar (en el sentido físico y en el de propósito). Todo ello en un contexto en el que hay nuevos usuarios y generaciones que no quieren volver al trabajo presencial (un 71% de los que trabajan en remoto no volverían a la presencialidad total), que valoran como fundamental un work-life balance y que quieren empresas que donde ser escuchados y empoderarse. El trabajo en remoto supone riesgo en temas de mayor volatilidad y ausencia de sentimiento de pertenencia. El trabajo híbrido surge como solución ya que el empleado valora la flexibilidad de trabajar en remoto pero también tiene la posibilidad de contexto social que le proporciona la oficina. La principal duda para las empresas con sus oficinas está en temas como el número de puestos, superficie, cantidad de días, modelo… y en cómo atraer al empleado: equilibrio entre socialización y concentración, sistemas de reserva de salas, espacios más atractivos, oficina-retail con sensación de hotel, espacio como experiencia, espacios con múltiples usos, identificación de la marca a través de los espacios. También han recordado la gran importancia que tiene el contenedor (el propio edificio y su ubicación), la capacidad de la oficina para adaptarse al cambio y la flexibilidad como reto.

Gabriela Gubel y Mar Gómez-Luengo, arquitectas de TÉTRIS, han constatado como las organizaciones están apostando por el sistema híbrido y la oficina se concibe como un espacio de colaboración y socialización, en la que hay que mejorar los principios de sostenibilidad, cultura corporativa, tecnología y entorno físico. Gubel ha mostrado el trabajo realizado en las oficinas de Glovo en Barcelona, con 15.000m2 y una previsión de aumento de la plantilla, con un programa diferente y en el que cada planta tiene que contar con sala high tech y un sello distintivo (biblioteca, sala de meditación…), con espacios comunes, cantina multiusos, auditorio en planta baja, fitness room y guardería. Todo ello en un edificio LEED Platinum, con espacios sin jerarquía, baños gender neutral, señalética y mobiliario en braile y salas de lactancia. Gómez-Luengo ha expuesto el trabajo para la Fundación Randstat en Madrid, que busca la inclusión en el mercado laboral de personas diferentes capacidades y movilidades, de ahí que las nuevas oficinas busquen ser espacios amistosos para todo tipo de usuarios. Se ha trabajado la conexión, el movimiento, la flexibilidad, la transparencia y el legado en unas oficinas con espacios para el trabajo accesible, espacios auditorio para premiar y celebrar la diversidad y espacios de formación y exposición. Se han trabajado temas como el mobiliario accesible, fluidez y recorridos orgánicos, todos los usos interconectados, atender la discapacidad cognitiva, iluminación y contrastes de color para la discapacidad visual y auditiva, pavimentos porotáctiles, cortinas con peso, retroiluminación… Un proyecto que ha concebido los espacios desde la empatía sin que incida en el impacto económico.

Mar Saavedra, Director of Operation de CINK COWORKING, ha relatado el modelo de crecimiento de este operador, que inicia su actividad en 2011 y cuenta con 1.700 clientes (pymes / autónomos) que buscan espacios flexibles en ubicaciones de prestigio con flexibilidad real (contratos sin permanencia, con pocas cláusulas, para todos los sectores, con trato cercano, con oportunidades de negocio y accesibles por ubicación). Con tres aperturas más el año pasado, Cink Coworking cuenta con nueve centros en Madrid con una ocupación del 90% que les ha situado como el operador independiente con más número de espacios flexibles de la capital (todo ello sin una socimi detrás y con un crecimiento orgánico en el que el beneficio se reinvierte en nuevas aperturas). Saavedra ha identificado algunas de las nuevas demandas de los usuarios: oficinas privadas para 2-14 personas, llave en mano, mobiliario ergonómico, gastos incluidos y sin permanencia, con apoyo en zonas de pradera y coworking, con apoyo en salas (por horas, mediodía o jornada) que sean polivalentes y con mobiliario flexible, con zonas de descanso, terrazas y espacios al aire libre, comedores con diferentes usos, y activación de la comunidad a través de eventos y sinergias. Cada vez se le da también más importancia a que los espacios sean sostenibles: luz natural, automatización de los consumos energéticos, materiales sostenibles…

En el debate final que cerró la jornada los participantes conversaron sobre contenidos y experiencias para atraer al empleado a la oficina, las propuestas que mejor funcionan para activar los espacios, el reto de qué pasará con las oficinas fuera la ciudad, el trabajo líquido y la posibilidad de trabajar en espacios híbridos de otros sectores, y la importancia del customer journey en las nuevas oficinas,  entre otros temas.